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A Associação dos Moradores do Assentamento Fonte de Luz, localizada em Rosário Oeste/MT, apresentou edital de convocação para Assembleia Geral de Fundação, com vistas à constituição e registro da entidade. Após análise do documento, foram identificadas necessidades de adequações formais e materiais para garantir a regularidade do processo, a clareza das deliberações e a compatibilidade entre os documentos que integrarão o procedimento registral.
Principais Exigências
- Uniformização da denominação
O edital apresenta divergências na denominação da entidade. É necessário adotar uma única forma de nome, reproduzida de maneira idêntica em todos os documentos (edital, ata, estatuto, lista de presença, requerimento etc.). A sede e o município devem ser informados separadamente, salvo decisão expressa dos fundadores.
- Inclusão do local e da data
Antes das assinaturas, deve constar o local e a data de emissão do edital, conforme modelo: “Rosário Oeste/MT, de de 2026.” Essa informação é essencial para comprovar a antecedência da convocação.
- Comprovação da forma de divulgação
É necessário informar ou comprovar como o edital foi divulgado, por meio de certidão, declaração de afixação ou registros em grupos de mensagens/redes sociais. A convocação deve ocorrer com antecedência razoável, assegurando ampla participação.
- Adequação do intervalo entre convocações
O edital prevê intervalo de apenas 15 minutos entre a primeira e a segunda convocação. Recomenda-se ampliar para 30 minutos, garantindo maior transparência. Exemplo: primeira convocação às 9h30 e segunda às 10h00.
- Regularidade das assinaturas eletrônicas
O documento deve ser apresentado em arquivo eletrônico original, com elementos que permitam verificar identidade dos signatários, autenticidade, data e horário das assinaturas, integridade do documento e ausência de alterações posteriores. Todos os signatários devem assinar o mesmo arquivo eletrônico.
- Compatibilidade entre documentos
O edital deve estar integralmente compatível com a ata de constituição, estatuto social, lista de presença, relação dos membros eleitos, termo de posse e requerimento de registro. Não podem existir divergências quanto à denominação, sede, data, horário, local, ordem do dia, cargos, nomes dos eleitos e período do mandato.
Veja a reprodução da Nota Devolutiva abaixo:
NOTA DEVOLUTIVA
Título: Edital de Convocação para Assembleia Geral de Constituição e Fundação
Interessada: Associação dos Moradores do Assentamento Fonte de Luz
Após a análise do Edital de Convocação para Assembleia Geral de Fundação da Associação dos Moradores do Assentamento Fonte de Luz, apresentado para fins de futura constituição e registro da entidade, verificou-se a necessidade de adequações formais e materiais, a fim de assegurar a regularidade da convocação, a clareza das deliberações e a uniformidade dos documentos que integrarão o procedimento registral.
Dessa forma, deverão ser atendidas as seguintes exigências:
1. Uniformização da denominação da associação.
Constatou-se divergência na denominação da entidade, pois no cabeçalho consta “Associação dos Moradores do Assentamento Fonte de Luz Rosário Oeste/MT”, enquanto no corpo do edital consta “Associação dos Moradores do Assentamento Fonte de Luz – Cidade e Município de Rosário Oeste/MT”.
Deverá ser adotada uma única denominação, reproduzida de maneira idêntica no edital, na ata de constituição, no estatuto social, na lista de presença, no requerimento e nos demais documentos apresentados para registro.
A sede e o município da associação deverão ser informados separadamente, não sendo recomendável integrá-los à denominação, salvo se assim for expressamente deliberado pelos fundadores.
2. Inclusão do local e da data de emissão.
Deverá ser inserido, antes das assinaturas, o local e a data em que o edital foi expedido, conforme o seguinte modelo: “Rosário Oeste/MT, ____ de __________ de 2026.”
A data de emissão é necessária para demonstrar a antecedência da convocação e permitir a conferência da regularidade da divulgação.
3. Comprovação da forma de divulgação.
Deverá ser informada ou posteriormente comprovada a forma utilizada para dar publicidade ao edital, mediante apresentação, conforme o caso, de certidão ou declaração de afixação, registros de divulgação em grupos de mensagens ou redes sociais.
A convocação deverá ser realizada com antecedência razoável, permitindo a efetiva participação das pessoas interessadas na constituição da entidade.
4. Adequação do intervalo entre as convocações
O edital prevê a primeira convocação às 9h30 e a segunda convocação às 9h45, estabelecendo intervalo de apenas 15 minutos.
Embora inexista prazo geral expressamente fixado pelo Código Civil para a primeira assembleia de constituição, recomenda-se, para maior segurança e transparência, que seja utilizado intervalo de 30 minutos entre as convocações.
Exemplo: primeira convocação às 9h30 e segunda convocação às 10h00.
5. Regularidade das assinaturas eletrônicas
Considerando que o documento contém assinaturas eletrônicas, deverá ser apresentado o arquivo eletrônico original, acompanhado de elemento que permita verificar a identidade dos signatários, a autenticidade das assinaturas, a data e o horário das assinaturas, a integridade do documento e a inexistência de alteração posterior à assinatura.
Todos os signatários deverão ter assinado o mesmo arquivo eletrônico.
A simples impressão ou fotografia do documento poderá não ser suficiente para a validação das assinaturas, caso não permita a conferência de sua autenticidade.
6. Compatibilidade entre o edital e os demais documentos
O conteúdo do edital deverá estar integralmente compatível com a ata da assembleia de constituição, o estatuto social, a lista de presença, a relação dos membros eleitos, o termo de posse, o requerimento de registro e os demais documentos apresentados.
Não poderão existir divergências quanto à denominação, sede, data, horário, local, ordem do dia, cargos, nomes dos eleitos e período do mandato.
